هنگامی که شرکتی به ثبت می رسد با توجه به نوع آن ، یکی از مدارکی که از موسسین در خواست می شود اساس نامه و شرکت نامه می‌باشد .

اساس نامه در واقع نوعی سند هویتی شرکت محسوب می شود همان طور که اشخاص حقیقی برای هویت خود دارای شناسنامه می‌باشند اساسنامه هم معرفی کننده هویت شرکت تجاری است .

اساس نامه سندی است حاوی تمامی راه کارهای کلی و استراتژی ها که خط مشی شرکت را معین نموده است .

داشتن اساس نامه برای شرکت های سهامی از هر دو نوع خاص و عام و شرکت های تعاونی لازم و ضروری می باشد و شرکت نامه هم در خصوص شرکت های تضامنی ، نسبی و مسئولیت محدود کاربرد دارد .

شرکت نامه و اساس نامه از ارکان اصلی شرکت است و در صورت نداشتن اساس نامه شرکت نمی تواند به ثبت برسد ، در رابطه به شرکت نامه هم وضعیت به همین ترتیب است که داشتن شرکت نامه برای شرکت های فوق الذکر از ارکان اساسی شرکت است و فقدان آن موجب بطلان شرکت است .

با الهام گرفتن از مواد 142 ، 97 ، 36 قانون تجارت در می یابیم که شرکت نامه سندی است که بین دو یا چند شریک با هدف تشکیل شرکت تجاری تنظیم شده است .

شرکت نامه به این دلیل که توافق و قراردادی است که میان شرکا منعقد شده است ، باید به امضاء تمامی شرکا برسد سپس در مرجع ثبت شرکت ها به ثبت برسد نتیجتاً شرکت نامه به عنوان سند رسمی اعتبار خواهد یافت .

طبق قانون تجارت موارد ذیل باید در اساس نامه قید گردد :

1 – نام شرکت

2 –موضوع شرکت به طور صریح و روشن

3 – مدت شرکت

4 – مرکز اصلی شرکت

5-تعداد سهام با نام و بی نام و در صورت داشتن سهام ممتازه ، بیان خصوصیات و تعداد این گونه سهام ها

6- مبلغ سرمایه شرکت

7-تعیین مبلغ پرداخت شده هر سهم و نحوه مطالبه مابقی مبلغ اسمی سهام

8 – چگونگی انتقال سهام با نام

9-روش تبدیل سهام با نام به سهام بی نام و بالعکس

10 – شرایط صدور اوراق قرضه در صورت پیش بینی نمودن امکان صدور

11-شرایط افزایش و کاهش سرمایه

12 –شرایط دعوت مجامع

13-تعییین شرایط مربوط به حد نصاب ها و تشکیل مجامع

14- تعداد مدیران و نحوه تعیین جانشین برای مدیرانی که فوت نموده یا محجور شده اند .

15-بیان شرح وظایف و حدود اختیارات مدیران

16-میزان سهام تضمینی که مدیران باید به صندوق شرکت ارائه دهند.

17-تعداد بازرسین و نحوه انتخاب و مدت ماموریت آنان

18-تعیین سال مالی شرکت و مواعد تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان و تسلیم به بازرسان و مجمع عمومی سالانه

19-بیان شرایط انحلال اختیاری شرکت و تصفیه امور شرکت

20-نحوه تغییر اساس نامه

شرکا شرکت های تضامنی ، مسئولیت محدود و نسبی ملزم هستند به تهیه و تنظیم شرکت نامه به صورت کتبی و قانونی .

در رابطه با وجه تمایز اساس نامه و شرکت نامه این چنین گفته می شود که داشتن اساس نامه برای تمامی شرکت های تجاری ضروری است ولی شرکت نامه فقط محدود به 3 شرکت تضامنی و نسبی مسئولیت محدود است و باقی شرکت ها ملزم به تنظیم شرکت نامه نمی باشند و تفاوت دیگری که این دو سند با یکدیگر دارند این است که ماهیت این اسناد در مواردی باهم متفاوت است .

در قانون تجارت راجع به این که شرکت نامه باید حاوی چه مواردی باشد صراحتی وجود ندارد بر عکس اساس نامه که به مندرجاتش اشاره شده است .

با توجه به این که شرکت نامه قرارداد شرکت است که میان موسسان اولیه شرکت تنظیم می شود در قانون اشاره ای نشده است که باید حاودی چه مواردی باشد فقط آن چه که مشخص است باید امضاء تمامی شرکا ذیل آن وجود داشته باشد در غیر این صورت باطل خواهد بود .

با توجه به صراحتی که در قانون ثبت وجود دارد شرکت نامه باید طیق سند رسمی تهیه و تنظیم گردد و همین طور با اشاره به ماده 1 نظام نامه قانون تجارت شرکت های تجارتی باید به موجب شرکت نامه رسمی تشکیل شوند .

بر همین اساس شرکت نامه توسط قوه قضائیه تهیه شده و به چاپ رسیده است که شرکت ها هنگام تاسیس آن ها را تهیه نموده و پس از تکمیل مندرجات و اطلاعات موجود در برگ شرکت نامه و امضاء تمامی شرکا ، آن را به سازمان ثبت اسناد و املاک و اداره کل ثبت شرکت ها ومالکیت صنعتی تقدیم می نمایند ، تا سند مزبور به ثبت رسیده و اعتبار اسناد رسمی را کسب نماید .

مواردی که در شرکت نامه درج شده است :

*نام شرکت

*موضوع شرکت با ذکر جزئیات

*مبلغ سرمایه شرکت نقد و غیر نقد

*میزان سهم الشرکه هریک از شرکاء

*تاریخ تشکیل و مدت شرکت

*اسامی شرکا ء و موسسین شرکت

*اسامی مدیران شرکت و حدود اختیارات شان

*مشخصات بازرس یا بازرسان

*تاریخ و نحوه رسیدگی به حساب هاو سود و زیان

*انحلال شرکت