یکی از وظایف ذاتی هیات مدیره تهیه گزارش های مالی و تنظیم صورت دارایی و دیون شرکت است. در رابطه با همین موضوع برای اینکه بازرس شرکت بتواند در طول سال مالی از وضعیت مالی شرکت مطلع گردد هیات مدیره شرکت موظف است که هر شش ماه یک بار خلاصه ای از وضعیت شرکت ، صورت دارایی ها و دیون شرکت به بازرس شرکت ارائه نماید .

در این خصوص ماده 137 لایحه اصلاحی قانون تجارت صراحتاً اعلام می نماید که : هیات مدیره باید حداقل هر شش ماه یک بار خلاصه صورت دارایی و قروض شرکت را تنظیم کرده و به بازرسان ارائه دهد .

علاوه براین در ماده 232 قانون فوق الذکر درج گردیده است که هیات مدیره شرکت باید پس از انقضای سال مالی صورت دارایی و دیون شرکت را در پایان سال و همچنین ترازنامه و حساب عملکرد و حساب سود و زیان شرکت را به ضمیمه گزارشی درباره فعالیت و وضع عمومی شرکت طی سال مالی مزبور تنظیم نماید .

اسناد مالی مذکور در این ماده باید لااقل 20 روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان گذاشته شود .

شیوه کسب اطلاع سهامداران از وضعیت شرکت نباید باعث ایجاد اخلال در نظم شرکت و فعالیت مدیران گردد.

با بررسی مواد قانونی به این مطلب دست می یابیم که در هیچ یک از مواد قانونی حقی برای سهامداران جهت مراجعه همه روزه به شرکت و مطالعه گزارش های مدیران اختصاص نیافته است. چرا که اگر سهامداران با مراجعه همه روزه به شرکت ومطالعه گزارش های مدیران بخواهند از وضعیت شرکت اطلاع یابند این امر در نهایت موجب اخلال در جریان عادی امور شرکت خواهد شد .

طبق قانون گزارش عملیات مدیران و ترازنامه حساب سود و زیان همراه با اظهار نظر بازرس شرکت 10 روز قبل از جلسه مجمع عمومی باید در مرکز شرکت آماده باشد تا در این فرصت صاحبان سهام بتوانند از آن ها رونوشت گرفته و مطالعه نمایند .

ضرورت وجود گزارش ها حداقل 10 روز قبل از تاریخ برگزاری مجمع به این دلیل است که صاحبان سهام فرصت مطالعه و بررسی کامل گزارش ها را داشته باشند .

تعارضی در مواد قانونی 139 و 150 لایحه اصلاحی قانون تجارت به نظر می رسد ، مبنی بر این که در متن ماده 150 لایحه لایحه اصلاحی قانون تجارت مهلت ارائه گزارش برای بازرسان 10 روز معین شده است در حالی که در ماده 139 برای سهام داران مهلت 15 روز قبل از تاریخ برگزاری مجمع برای مراجعه به شرکت و دریافت رونوشت از گزارش ها تعیین گردیده است .

در حال حاضر رویه عملی شرکت ها به این صورت است که قدر متیقن را در نظر می گیرند و به مهلت 10 روز که در قانون قید شده اکتفا می نمایند .