علاوه بر الزامات قانونی در نظر گرفته شده در خصوص انتشار آگهی برای موضوعات مختلف، انتشار آگهی برای دعوت مجامع عمومی باید با رعایت مقررات قانونی انجام پذیرد، زیرا یکی از مواردی که صورتجلسات ممکن است ثبت نشود، عدم رعایت تشریفات دعوت از مجامع میباشد.
در کلیه موارد دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجامع عمومی باید از طریق نشر آگهی در روزنامهی کثیرالانتشاری که آگهیهای مربوط به شرکت در آن منتشر میگردد به عمل آید، مواد 97 تا 100 لایحهی اصلاحی قانون تجارت نیز باید در نظر گرفته شود.
پس از تشکیل شرکت، مجمع عمومی عادی(سالیانه یا عادی به طور فوقالعاده) در صورتی که تغییر روزنامه و یا تعیین روزنامه دیگر جزء دستور جلسه باشد، اقدام به تغییر روزنامه خواهد نمود. به عبارت دیگر، مادام که مجمع عمومی مبادرت به تغییر روزنامهی شرکت ننموده باشد، آخرین روزنامهی تعیین شده از سوی مجمع عمومی قبلی به عنوان ارگان شرکت تلقی خواهد گردید.
فاصلهی بین نشر دعوت نامه به مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن در شرکت سهامی حداقل 10 روز و حداکثر 40 روز خواهد بود.در آگهی دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجمع عمومی دستور جلسه و تاریخ و محت تشکیل مجمع با قید ساعت و نشانی کامل باید درج شود که دستور جلسه مهم ترین مورد مذکور در آگهی است و بایستی به دقت و به طور مشخص قید گردد. البته در مواقعی که کلیه صاحبان سهام در مجمع حاضر باشند نشر آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست.
آگهی دعوت به معنی خاص برای تشکیل مجامع عمومی با سایر آگهیهای مقرر در قانون تجارت و لایحهی اصلاحی از جمله آگهی حق تقدم و پذیره نویسی و یا تبدیل سهام با نام به بی نام و بالعکس و تبدیل شرکتهای سهامی خاص به عام و یا آگهی کاهش سهام متفاوت میباشد.
هر چند در نظم کنونی دعوت مجامع عمومی از طریق روزنامه در اساسنامههای شرکتهای تجارتی مختلف رویت میگردد اما در سایر شرکتهای تجارتی از جمله تعاونیها و شرکت با مسئولیت محدود و تضامنی تشریفات دعوت از طریق روزنامهی کثیرالانتشاری است که در قانون تجارت پیش بینی نشده است، لکن ممکن است در اساسنامهی شرکتهای مذکور این طریق اطلاع رسانی در نظر گرفته شود. با این وجود چگونگی آگهی صحیح برای تشکیل مجامع امری بسیار مهم میباشد که اشتباه یا نادیده گرفتن یک امر جزئی در متن و یا انتشار آگهی موجبات عدم ثبت نزد مراجع ثبت شرکتها خواهد گردید.