اگرچه اظهارنامه به‌عنوان طریقی رسمی برای مطالبه‌ی حق در نظر گرفته‌ شده است، اما با اندکی جستجو در قوانین در‌می‌یابیم که قانون‌گذار درپاره‌ای موارد، ارسال آن را به‌عنوان تکلیفی مقرر داشته که عدم انجام آن در اغلب مواقع به شنیده نشدن ادعای صاحب حق منجر می‌گردد. همین امر، اهمیت نگارش اصولی اظهارنامه و آگاهی از موارد الزامی آن را دوچندان می‌کند.

بنابراین، در ادامه به بیان مطالبی در خصوص اهمیت اظهارنامه، نکات قابل توجه در نگارش آن و مواردی که ارسال آن موضوعیت دارد، خواهیم پرداخت.

تعریف و اهمیت اظهارنامه

«اظهار» در لغت به معنای آشکار کردن، پدیدار کردن و بیان کردن است. (فرهنگ فارسی عمید) «اظهارنامه» نوشته‌ای است که مطابق مقررات قانونی تنظیم می‌شود و وسیله‌ی قانونی بیان مطالب است و به آن، اظهاریه هم گفته می‌شود. (ترمینولوژی حقوق دکتر جعفری لنگرودی)

ماده‌ی 156 قانون آیین دادرسی مدنی مصوب 1379 مقرر می‌دارد: "هرکس می‌تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید؛ مشروط بر اینکه موعد مطالبه رسیده باشد. به‌طور کلی، هرکس حق دارد اظهاراتی را که راجع‌به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به‌طور رسمی به وی برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ نماید... ."

اظهارنامه در واقع، متنی رسمی است که شخص از طریق آن، مطلبی را به اطلاع مخاطب خود می‌رساند.

اظهارنامه اقسام مختلفی دارد؛ از قبیل: اظهارنامه‌های ثبتی، مالیاتی، قضایی و...در این نوشتار، منظور از اظهارنامه، همان است که در ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی آمده است.

اظهارنامه‌ی صحیح و اصولی می‌تواند به اثبات ادعای شخص کمک کرده، حقوق افراد را تضمین کند و در بسیاری از موارد، از صرف وقت و هزینه‌ی اضافی جلوگیری نماید.

اگرچه از ظاهر ماده قانونی چنین برمی‌آید که اظهارنامه نهادی اختیاری است، اما با نگاهی به قوانین مختلف درمی‌یابیم که در برخی موارد، ارسال آن به‌عنوان تکلیف و مقدمه‌ای برای اقامه دعوا بر صاحب حق تحمیل شده است.

اهمیت توجه به این موارد، زمانی آشکار می‌شود که عدم رعایت آن‌ها منجر به عدم استماع دعوا و در مواردی،حتی شدید‌تر از آن، به مجرم شناخته شدن مکلف می‌انجامد. مانند ماده 1 قانون مجازات راجع‌به انتقال مال غیر، که مالک را پس از اطلاع از وقوع معامله و عدم ارسال اظهارنامه، مجرم محسوب می‌کند.

براین‌اساس، در برخی موارد، ارسال اظهارنامه اقدامی سودمند برای شما خواهد بود، در مواردی دیگر یک الزام قانونی محسوب می‌شود و در برخی موقعیت‌ها ممکن است نه‌تنها فایده‌ای نداشته، بلکه به زیان شما نیز باشد.

اصول مهم در نگارش اظهارنامه

- در انتخاب مخاطب خود دقت کنید، شخصی را که به‌طور مستقیم از او مطالبه‌ای دارید، مخاطب قرار دهید.

- خواسته‌ی خود را به‌طور دقیق، مستقیم و بدون کنایه یا ابهام بیان کنید.

- از به‌کار بردن الفاظ حاوی توهین، افترا و تهدید خودداری کنید.

• - عبارات خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که اطلاعات، اسناد و مدارکی که دارید و استراتژی حقوقی‌تان فاش نشود.

• - برای انجام خواسته، مهلتی مشخص و متناسب تعیین کنید؛ مگر در مواردی که قانون، مدت خاصی را صراحتاً تعیین کرده باشد.

• - به مواردی که در عمل و رویه، ارسال اظهارنامه در آن‌ها مرسوم است، توجه داشته باشید؛ مانند اعلام فسخ، ماده 522 قانون آیین دادرسی مدنی در خصوص خسارت تأخیرتأدیه و همچنین مستنبط از ماده 616 قانون مدنی در خصوص مطالبه مال امانی، که ارسال اظهارنامه مُثبِت مطالبه‌ی شما و راه‌گشا خواهد بود.

• - در بسیاری از موارد، نیازی به پاسخگوییِ مخاطب نیست؛ مگر آنکه عدم پاسخ موجب پذیرش ادعای طرف و تقویت آن گردد.

نمونه موارد موضوعیت اظهارنامه

1. ماده 171 قانون آیین دادرسی مدنی: مطالبه و استرداد مال امانی غیرمنقول در مبحث تصرفات عدوانی.

2. ماده 459 و 460 قانون آیین دادرسی مدنی: تعیین داور و پیشنهاد داور ثالث.

3. ماده 13 و 14 قانون روابط موجر و مستأجر مصوب 1356: تحویل مورد اجاره پس از انقضای مدت یا فسخ و نیز مطالبه اقساط معوقه مال‌الاجاره یا اجرت‌المثل.

4. ماده 10 مکرر قانون تملک آپارتمان‌ها: امتناع مالک از پرداخت هزینه‌های مشترک و الزام مدیر یا هیات‌مدیره به ارسال اظهارنامه برای مطالبه.

5. قانون تجارت:

- ماده 129: تقاضای انحلال شرکت توسط طلبکاران شخصی شرکا.

- مواد 284 و 285: اعتراض به عدم تأدیه برات.

- ماده 372: ماندن بیش از حد متعارف مال‌التجاره نزد حق‌العمل‌کار.

- مواد 568 و569: عدم دریافت کامل طلب توسط طلبکار.

- مواد 246 و 247 و 297 و298: ارسال اظهارنامه توسط عضو هیات‌مدیره مبنی بر انجام تکلیف قانونی جهت سلب مسئولیت جزایی و مدنی.

6. ماده 1 قانون مجازات راجع‌به انتقال مال غیر: اظهارنامه مالک پس از اطلاع از وقوع معامله.

7. ماده 42 و 43 قانون ثبت: تکلیف انتقال‌دهنده به ارسال اظهارنامه به انتقال‌گیرنده در صورت وجود معترض و ماده 33 در خصوص املاک رهنی.

نتیجه‌گیری

اگرچه اظهارنامه در نگاه نخست، موضوع ساده و پیش‌پاافتاده‌ای به‌نظر می‌رسد، اما دارای ظرافت‌ها و نکاتی است که نقش تعیین‌کننده‌ای در احقاق حق و سرنوشت دعوای احتمالی پس از آن دارد.

در این نوشتار تلاش شد تا تنها سرنخ‌هایی از موضوعات مؤثر در نگارش صحیح اظهارنامه و موارد الزامی ارسال آن، به خواننده ارائه شود تا از اهمیت این نهاد کاربردی برای تقویت توان اثباتی غفلت نگردد. از این رو، توصیه می‌شود پیش از هرگونه اقدام حقوقی، با شناخت جایگاه قانونی اظهارنامه، از آن به‌عنوان ابزاری مؤثر در مسیر احقاق حقوق خود بهره‌مند شوید.

فائزه گل محمّدی