امروز به موضوعی می‌پردازیم که شاید موضوع چندان جذابی نباشد، اما بی‌شک برای حفظ نظم و موفقیت کسب و کارها ضروری است. در ادامه در مورد فسخ و پایان دادن به قراردادها صحبت می‌کنیم؛ به‌ویژه اشتباهاتی که ممکن است این فرآیند را به یک سردرد واقعی تبدیل کنند.
بهتر است واقع‌بین باشیم: قراردادها بخشی از زندگی تجاری هستند. چه با تأمین‌کنندگان، مشتریان یا شرکا کار کنید، این توافق‌ها تضمین می‌کنند که همه چیز به‌درستی پیش می‌رود و (امیدواریم) مانند یک ماشین روغن‌کاری‌شده کار کنند. اما وقتی زمان پایان دادن به یکی از این قراردادها فرا می‌رسد، ممکن است اوضاع کمی پیچیده شود.
در این مقاله، پنج اشتباه رایج را که کسب و کارها اغلب هنگام فسخ قرارداد مرتکب می‌شوند، بررسی می‌کنیم. هر کدام را توضیح می‌دهیم که چرا مشکل‌ساز هستند و نکاتی را برای جلوگیری از این تله‌ها به شما ارائه می‌دهیم. پس یک قهوه بردارید، راحت بنشینید و بیایید شروع کنیم!
· اشتباه شماره ۱: نخواندن جزئیات قرارداد
تصور کنید که آماده‌اید قرارداد با یک تأمین‌کننده را فسخ کنید، زیرا تأمین‌کننده بهتری پیدا کرده‌اید. یک ایمیل سریع می‌فرستید و می‌گویید: "متشکرم از همه چیز، ولی ما دیگر به همکاری ادامه نمی‌دهیم." ساده به نظر می‌رسد، درست است؟ خب، نه به این سرعت.
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که کسب و کارها مرتکب می‌شوند، عدم بررسی دقیق بندهای فسخ در قراردادهاست. این بندها معمولاً مشخص می‌کنند:
- چقدر زود باید به طرف مقابل اطلاع دهید،
- فرمت اطلاع‌رسانی چیست؟ (مانند نامه کتبی، ایمیل یا پست سفارشی)
- هرگونه جریمه برای فسخ زودهنگام به چه صورت است.
برای مثال، فرض کنید شما یک قرارداد ۱۲ ماهه با یک ارائه‌دهنده خدمات IT دارید و پس از ۸ ماه تصمیم به تغییر ارائه‌دهنده می‌گیرید. اما متوجه نمی‌شوید که بند فسخ زودهنگام نیاز به اطلاع ۶۰ روزه و پرداخت هزینه‌ای معادل دو ماه خدمات دارد.
برای جلوگیری از این اشتباه:
- همواره قراردادهای خود را به‌دقت بخوانید، به‌ویژه بندهای مربوط به فسخ،
- سوابق تمامی قراردادها و شرایط اصلی آن‌ها را نگه‌دارید،
- جدولی برای اطلاع‌رسانی تاریخ‌های مهم مانند زمانی که اگر نمی‌خواهید قرارداد تمدید خودکار شود باید اطلاع دهید، تنظیم کنید.
· اشتباه شماره ۲: عدم مستندسازی کامل
در دنیای کسب و کار، اگر چیزی مکتوب نباشد، انگار اتفاق نیفتاده است. این امر به ویژه هنگام فسخ قراردادها صادق است. بسیاری از کسب و کارها به اشتباه به توافقات شفاهی اعتماد می‌کنند یا فکر می‌کنند یک ایمیل سریع برای پایان دادن به قرارداد کافی است.
برای شفافیت بیشتر:
- همیشه تصمیمات مهم را به‌صورت کتبی اعلام کنید،
- از تمامی مکاتبات مربوط به فسخ قرارداد یک نسخه داشته باشید،
- برای اطلاعیه‌های رسمی از پست سفارشی یا ایمیل با رسید خواندن استفاده کنید،
- دلایل فسخ و تاریخ پایان توافق‌شده را به وضوح ذکر کنید.
· اشتباه شماره ۳: نادیده گرفتن تعهدات پس از فسخ
بسیاری از قراردادها شامل تعهداتی هستند که حتی پس از پایان قرارداد ادامه دارند، از جمله:
- توافقات محرمانگی
- بندهای عدم رقابت
- بازگشت اموال یا داده‌ها
- تعهدات پرداخت جاری
برای جلوگیری از مشکلات احتمالی:
- فهرستی از تمامی تعهدات پس از فسخ تهیه کنید،
- هر وظیفه را به اعضای مشخصی از تیم اختصاص دهید،
- برای هر تعهد مهلتی تعیین کنید.
· اشتباه شماره ۴: نادیده گرفتن اثرات زنجیره‌ای
فسخ یک قرارداد می‌تواند پیامدهای غیرمنتظره‌ای بر دیگر جنبه‌های کسب و کار داشته باشد. برای مثال، فسخ قرارداد با یک ارائه‌دهنده خدمات نرم‌افزاری ممکن است تأثیرات زیر را در پی داشته باشد:
- بر کارکرد تیم فروش شما تأثیر بگذارد،
- ابزارهای خودکارسازی بازاریابی شما به این سیستم متصل باشند،
- زمان کافی برای انتقال داده‌های خود به سیستم جدید نداشته باشید.
برای جلوگیری از این اشتباه:
- قبل از فسخ قرارداد، تمامی سیستم‌ها و فرآیندهای متصل به آن را بررسی کنید،
- با بخش‌های مختلف مشورت کنید تا تأثیرات کامل را درک کنید،
- یک برنامه انتقال داده‌ها تهیه کنید که تمامی جنبه‌های تحت تأثیر را پوشش دهد.
· اشتباه شماره ۵: خراب کردن پل‌های پشت سر
در لحظات حساس، به ویژه هنگامی که قرارداد را به دلیل نارضایتی فسخ می‌کنید، بسیار آسان است که احساسات بر شما غلبه کنند. اما خراب کردن پل‌های پشت سر اشتباهی است که ممکن است در آینده به ضررتان تمام شود.
دنیای کسب و کار کوچک‌تر از آن است که فکرش را می‌کنید و قراردادی که امروز فسخ می‌کنید ممکن است فردا به همکاری یا ارتباطی ارزشمند تبدیل شود. علاوه بر این، نحوه مدیریت فسخ قرارداد می‌تواند بر شهرت شما در صنعت تأثیرگذار باشد.
برای مثال، فرض کنید به‌خاطر مشکلات کیفیتی با یک تأمین‌کننده قرارداد را فسخ می‌کنید. به‌جای همکاری برای حل مشکلات، یک ایمیل تند و تیز می‌فرستید و تمام نقص‌های آن‌ها را برمی‌شمارید و ناگهان قرارداد را فسخ می‌کنید. یک سال بعد متوجه می‌شوید که این تأمین‌کننده حق انحصاری تولید محصولی را دارد که شما به‌شدت به آن نیاز دارید. شرایط ناخوشایندی است، درست است؟
این مثال نشان می‌دهد که چرا حفظ روابط حرفه‌ای و حل اختلافات با متانت و احترام بسیار مهم است.
برای جلوگیری از خراب کردن پل‌های پشت سر در هنگام فسخ قراردادها، نکات زیر را رعایت کنید:
- به‌وضوح و حرفه‌ای دلایل فسخ را بیان کنید: اطمینان حاصل کنید که در مکاتبات خود با طرف مقابل، به‌صورت واضح و محترمانه دلیل پایان دادن به قرارداد را توضیح دهید.
- بازخورد سازنده ارائه دهید: به جای تنها نقد کردن، در صورت امکان، بازخوردی سازنده بدهید تا در صورت نیاز، فرصتی برای بهبود و ادامه همکاری در آینده وجود داشته باشد.
- رویه‌های فسخ را به دقت رعایت کنید: تمام مراحل و شرایطی که در قرارداد برای فسخ تعیین شده است، دقیقاً رعایت شود تا هیچ تخلفی از قرارداد رخ ندهد.
- آمادگی برای مذاکره و بهبود روابط داشته باشید: حتی اگر تصمیم قطعی برای فسخ دارید، آماده باشید که با طرف مقابل مذاکره کنید تا شاید راه‌حل مناسبی برای ادامه همکاری پیدا شود.
- از طرف مقابل برای خدمات قبلی تشکر کنید: حتی اگر تصمیم به فسخ دارید، از خدمات یا همکاری که تاکنون انجام شده است، تشکر کنید. این اقدام ساده می‌تواند تأثیر زیادی در حفظ روابط حرفه‌ای شما داشته باشد.
· نتیجه‌گیری
پنج اشتباه رایجی که کسب و کارها هنگام فسخ قراردادها مرتکب می‌شوند و راه‌های جلوگیری از آن‌ها را مرور کردیم. خلاصه:
۱. همیشه جزئیات و بندهای فسخ قرارداد را با دقت بخوانید.
۲. تمام مراحل فسخ را به صورت مستند نگه دارید.
۳. تعهدات پس از فسخ قرارداد را فراموش نکنید.
۴. اثرات زنجیره‌ای فسخ قرارداد بر دیگر بخش‌های کسب و کار را در نظر بگیرید.
۵. روابط حرفه‌ای خود را حفظ کنید و از خراب کردن پل‌های پشت سر خودداری کنید.
با رعایت این نکات، به خوبی قادر خواهید بود تا فسخ قرارداد را به طور روان و حرفه‌ای انجام دهید. به یاد داشته باشید که پایان دادن به یک قرارداد لزوماً به معنای پایان یک رابطه حرفه‌ای نیست؛ بلکه می‌تواند فرصتی برای همکاری‌های بهتر در آینده باشد.
آیدا فداخواه
آیدا فداخواه
01 آذر 1403