راهکارهایی برای کاهش استرس در فرآیند مذاکرات قراردادی

مذاکرات قراردادی می‌توانند فرآیندی استرس‌زا و چالش برانگیز باشند، به ویژه زمانی که شما می‌بایست با مسائل پیچیده، با ریسک بالا یا اختلافی روبرو شوید. با این حال، استرس می‌تواند همچنین تصمیم گیری‌ها، ارتباطات و عملکرد شما را تضعیف کرده، به سلامتی و روان شما آسیب بزند. بنابراین، یادگیری چگونگی مدیریت استرس به صورت مؤثر در دوران مذاکرات قراردادی و استفاده از آن به عنوان یک نیروی مثبت به جای یک نیروی منفی بسیار مهم است. در این مقاله، برخی از بهترین روش‌های مقابله با استرس و افزایش مهارت‌های مذاکره را به اشتراک خواهیم گذاشت.

* شناسایی منابع استرس

گام اول در مدیریت استرس، شناسایی عواملی است که باعث بروز استرس و چگونگی تأثیر آن بر شما است. مذاکره‌کنندگان مختلف ممکن است منابع مختلفی از استرس داشته باشند، مانند فشار زمانی، عدم قطعیت، تضاد، عدم آمادگی یا عوامل شخصی. با شناختن دلایل استرس، شما می‌توانید اقدامات پویایی مانند تعیین اهداف واقع گرایانه، روشن‌سازی انتظارات، جستجوی اطلاعات، حل اختلافات یا جلب حمایت برای حل آنها را در پیش گرفته، همچنین، می‌توانید واکنش‌های جسمی و احساسی خود را نسبت به استرس مانند اضطراب، خشم، خستگی یا حواس‌پرتی را در نظر گرفته و از تکنیک‌های آرامش‌بخشی مانند تنفس، مدیتیشن یا ورزش برای بازیابی آرامش خود استفاده کنید.

استرس ممکن است از عوامل مختلفی ناشی شود و مهم است که منابع آن را شناسایی کنید. به عنوان مثال، استرس ممکن است از زمانبندی‌های نزدیک به هم یا فشارهای خارجی ناشی شود. استرس ممکن است از عدم قطعیت از فقدان اطلاع در مورد قصد طرف مقابل یا محدودیت اطلاعاتی ناشی شود. تضاد ممکن است زمانی پدیدار شود که هر دو طرف منافع متضاد داشته باشند و عدم آمادگی برای چنین شرایطی می‌تواند باعث شود مذاکرات به نظر تخریب‌گرانه بیاید.

تصور کنید که در حال مذاکره برای یک قرارداد توسعه نرم افزار با یک مهلت زمانی بسیار کوتاه هستید. چنین فشاری می‌تواند منجر به استرس شده و یا اگر در حال مذاکره برای تجاری بین‌المللی هستید، عدم اطلاع دقیق از مسائل مربوط به تعرفه‌ها و مقررات کشور طرف مقابل می‌تواند منبعی مهم برای استرس باشد. زمانی که این منابع را شناسایی کنید، پیدا کردن استراتژی‌های مدیریت استرس آسان‌تر می‌شود. به عنوان مثال، اگر فشار زمانی و کمبود وقت منبع استرس باشد، تعیین مهلت‌ها و مراحل واقع‌گرایانه در فرآیند مذاکره می‌تواند به کاهش این فشار کمک کند.

* آماده‌سازی دقیق

یکی از بهترین راه‌ها برای کاهش استرس و افزایش اعتماد به نفس در فرآیند مذاکرات قراردادی، آماده‌سازی دقیق است. آماده‌سازی شامل تحقیق در مورد مسائل، منافع و موقعیت طرفین، استفاده از بهترین جایگزین برای توافقات قراردادی و برنامه‌ریزی استراتژیک و تاکتیک‌های شما می شود. آماده‌سازی همچنین، شامل پیش‌بینی چالش ها، ریسک‌ها و فرصت‌ها و آماده‌سازی برنامه‌ها و واکنش‌های ضروری است. با آماده‌سازی مناسب، می‌توانید جلوی بروز استرس را گرفته و موانع را پشت سر گذاشته و برای طرفین ارزش ایجاد و فراهم آورید.

آماده‌سازی دقیق تنها به معنای دستیابی به اطلاعات نیست، بلکه به معنای ایجاد اعتماد به نفس نیز هست. یک مذاکره‌کننده آماده، نه تنها اطلاعات اساسی برای پیشبرد مذاکرات را می‌داند، بلکه دیدگاه طرف مقابل، منافع آنها و اعتراضات ممکن را نیز شناخته و در نظر خواهد داشت. چنین مذاکره‌کننده‌ای، پیش از مذاکره درباره یک ملک، آماده‌سازی دقیق به معنای فهم نه تنها ارزش‌های آن ملک، بلکه درک انگیزه‌های فروشنده و ممکن بودن ارائه پیشنهادات مخالف نظر وی را نیز شناسایی کرده و می‌داند. آماده‌سازی همچنین، ممکن است شامل گرفتن مشاوره و کمک از متخصصان یا مشاوران حقوقی و فنی آشنا با موضوع مذاکره برای حصول اطمینان از اینکه از دقیق‌ترین و به روزترین اطلاعات برخوردار هستید، باشد.

* ارتباط مؤثر

ارتباط برقرار کردن، یک مهارت کلیدی برای مذاکرات قراردادی است و همچنین، می‌تواند به شما در مدیریت استرس کمک کند. ارتباط برقرار کردن شامل گوش دادن فعال، پرسش سوألات با پایان باز، بیان منافع و نیازهای شما به صورت واضح و استفاده از زبان قانونی و محترمانه است. ارتباط همچنین، شامل آگاهی از نشانه‌های کلامی و غیرکلامی مانند تن صدا، سرعت، تماس چشمی، ژست بدنی شما و چگونگی تأثیر آن بر طرف مقابل نیز می‌شود. با ارتباط مؤثر، می‌توانید روابط، اعتماد و درک متقابلی با طرف مقابل ساخته و از سوء تفاهمات، تضادها و سردرگمی جلوگیری کنید. ارتباط مؤثر در مذاکره به معنای تنها صحبت کردن و گوش دادن نبوده، بلکه به معنای همدلی با دیدگاه طرف مقابل، پذیرفتن نگرانی‌های آنها و خلق پیام‌هایی است که با منافع آنها همخوانی داشته باشد.

اگر در حال مذاکره برای افزایش دستمزد یک کارمند هستید، ارتباط مؤثر به معنای تنها ارائه آنچه مورد نظر شما است نبوده، بلکه گوش دادن فعال به خواسته‌ها و نگرانی‌های حرفه‌ای آنان و پرداختن به آنها نیز می‌شود. به همین ترتیب، در چنین مذاکره‌ای باید توانایی درک حساسیت کارمند به تفاوت‌های فرهنگی و اختلافات در سبک‌های ارتباطی را نیز داشته باشید. به علاوه، استفاده از تکنیک‌های گوش دادن فعال مانند بازگویی موارد مطرح شده توسط طرف مقابل، می‌تواند نشان‌دهنده تعهد شما به درک دقیق موقعیت آنها باشد.

* انعطاف‌پذیری و خلاقیت

مذاکرات قراردادی اغلب شامل مواجهه با عدم قطعیت، پیچیدگی و تغییرات بوده و می‌تواند منجر به استرس و ناامیدی شود. اما به جای انعطاف‌ناپذیری و دفاعی بودن، می‌توانید انعطاف پذیر و خلاق باشید و از استرس به عنوان یک انگیزه برای پیدا کردن راه‌حل‌های بهتر استفاده کنید. انعطاف‌پذیری و خلاقیت شامل داشتن ذهنی باز، قابلیت تطبیق و تمایل به بررسی گزینه‌ها و دیدگاه‌های مختلف بوده، همچنین، شامل همکاری، تعاون و خلق برنامه‌ها و راهکارهای سازنده و در راستای برنده بودن هر دو طرف مذاکره می‌شود. با انعطاف‌پذیری و خلاقیت می‌توانید بر چالش‌ها غلبه کرده، فرصت های طلایی به دست آورده و به رضایت متقابل دستیابی پیدا کنید. انعطاف‌پذیری و خلاقیت به این دلیل داری اهمیت هستند که مذاکرات به ندرت دقیقاً مطابق نقشه‌های از پیش تعیین شده پیش می‌روند. آمادگی برای شنیدن و ارائه ایده‌های جدید و منطبق با شرایط متغیر می‌تواند تعهد شما به خلق راه‌حل‌های تازه برای هر دو طرف را نشان دهد.

تصور کنید که در حال مذاکره قرارداد همکاری با شرکت دیگری هستید و آنها به طور ناگهانی یک مدل تقسیم درآمد جدید پیشنهاد می‌دهند. به جای واکنش دفاعی، می توانید این موقعیت را به عنوان یک فرصت برای خلق ساختار معامله‌ای به نفع هر دو طرف در نظر گرفته، تأکید کنید که انعطاف‌پذیری به معنای خروج از استانداردها نبوده، بلکه به معنای تمایل به بررسی راه‌حل‌های نوآورانه برای تأمین نیازهای هر دو طرف است.

* استراحت و تعادل

مذاکرات قراردادی می‌تواند از نظر روانی و احساسی خسته کننده باشند، به ویژه زمانی که برای مدت طولانی ادامه داشته یا شامل چندین جلسه باشند. بنابراین، اهمیت استراحت و تعادل بین کار و زندگی نمی‌تواند به طور کامل برآورده شود. داشتن زمان‌هایی مستمر برای استراحت می‌تواند به شما کمک کند تا انرژی خود را بازیافته، ذهنتان را تازه کرده و دیدگاه‌های خود را به روز کنید. شما می‌توانید از زمان‌های استراحت برای رسیدن به آرامش، تأمل یا گرفتن مشاوره از دیگران برای پیش‌برد مذاکرات با کیفیت بالاتر استفاده کرده، تعادل میان کار و زندگی می‌تواند همچنین به شما کمک کرده تا با استرس کنار بیایید و از به هدر رفتن انرژی خود جلوگیری کنید. می‌توانید با تعیین مرزها، اولویت‌بندی وظایف و اختصاص زمانی کوتاه به فعالیت‌های لذت‌بخش میان کار و زندگی خود تعادل ایجاد کنید. مذاکرات می‌توانند فشار زیادی ایجاد کنند و حفظ تعادل میان کار و زندگی برای رفاه بلند‌مدت بسیار اهمیت دارد.

اگر در یک جلسه مذاکره ماراتنی شرکت می‌کنید، می‌توانید زمان‌های کوتاهی را برای پاک‌سازی ذهن خود برنامه‌ریزی کرده و پس از اتمام یک جلسه مذاکره طولانی و پیش از شروع پروژه بعدی، چند روزی را برای استراحت و بازیابی انرژی خود بگذارید. همچنین، می‌توانید اهمیت به سبک زندگی سالم در دوران مذاکرات از جمله تغذیه مناسب و ورزش را نیز مد نظر قرار دهید، چرا که این عوامل می‌توانند به طور قابل توجهی بر توانایی مدیریت استرس شما تأثیر بگذارند.

* درس گرفتن از بازخوردها

روش نهایی برای مدیریت استرس در دوران مذاکرات قراردادی، درس گرفتن از بازخوردها است. بازخوردها می‌توانند از منابع مختلفی مانند طرف مقابل، تیم شما، سرپرستتان یا حتی خود شما بدست آمده باشند. بازخوردها می‌توانند به شما کمک کنند تا عملکرد خود را ارزیابی کرده، نقاط قوت و ضعف خود را شناخته و مهارت‌ها و نتایج خود را بهبود ببخشید. بازخوردها همچنین، می‌توانند به شما کمک کنند تا پیروزی‌های خود را جشن گرفته، تلاش‌های خود را ارزیابی کرده و چالش‌هایی را در راستای رشد ترتیب دهید. با درس گرفتن از بازخوردها، می‌توانید اعتماد به نفس، عزت نفس و کارایی خود به عنوان یک مذاکره‌کننده افزایش دهید. بازخوردها ابزاری ارزشمند برای رشد شخصی هستند. این بازخوردها به شما درکی از مهارت‌های مذاکره‌ای‌تان داده و به شما امکان می‌دهند تا بفهمید کدام مهارت‌هایتان به خوبی کار کرده و در کجا نیاز به بهبود دارند.

فرض کنید تازه‌ترین مذاکره قراردادی شما به اتمام رسیده و طرف مقابل رضایت خود را از فرآیند اعلام کرده، اما اشاره کرده که ارتباط شما می‌توانست بهتر باشد. این بازخورد یک فرصت برای شماست تا در مذاکرات آینده بر روی بهبود مهارت‌های ارتباطیتان کار کنید. بازخوردهای سازنده باید به عنوان فرصتی برای بهبود به سمت مطلوب دیده شده و چنین فرآیند درس گرفتن مداومی می‌تواند به شما کمک کند تا به یک مذاکره کننده ماهر و قوی تبدیل شوید.

نتیجه‌گیری

 مذاکرات قراردادی می‌توانند فرآیندهای پیچیده و استرس‌زا باشند، اما با اتخاذ رویکردهای مناسب می‌توانید از استرس به عنوان یک نیروی مثبت بهره‌برداری کرده و مهارت های مذاکره‌ای خود را بهبود ببخشید. ارتباط موثر، آماده‌سازی دقیق، انعطاف‌پذیری و خلاقیت، استراحت منظم، و درس گرفتن از بازخوردها، همگی عوامل کلیدی در مدیریت استرس در مذاکرات بوده و با اجرای این راهکارها، می توانید به بهبود عملکرد و موفقیت در مذاکرات دست یافته و استرس را به ابزاری مؤثر برای بهبود نتایج مذاکرات خود تبدیل کنید.

آیدا فداخواه