مسائلی که بعد از فوت یک فرد، مطرح می‌شود و بازماندگان متوفی و وراث وی، با آن‌ها رو به رو خواهند شد، مواردی نظیر امور مربوط به ارث و وصیت نامه متوفی، نحوه تقسیم ارث، میان وراث قانونی وی، مهریه زوجه، در صورت متاهل بودن متوفی، حضانت فرزندان وی، در صورت فرزند داشتن او و دیون و بدهی‌های وی است. 

گواهی انحصار وراثت، گواهی است که به درخواست وراث از مراجع قضایی صادر می‌شود که شامل مشخصات، تعداد وراث، نسبت آن‌ها با متوفی و سهم آن‌ها از ماترک است. در واقع اولین قدم وراث برای تعیین و تکلیف اموال متوفی، انحصار وراثت است.

مقررات مربوط به گواهی انحصار وراثت در قانون تصدیق انحصار وراثت مصوب ۱۳۰۹ و قانون امور حسبی بیان شده است.

مراحل اخذ گواهی انحصار وراثت

برای بررسی مراحل اخذ گواهی انحصار وراثت بعد از فوت هر شخص، اداره ثبت احوال فوت را در رایانه ثبت می‌کند و سپس شناسنامه فرد متوفی باطل می‌شود و گواهی فوت صادر می‌شود.

وراث متوفی باید برای تقسیم ترکه به شورای حل اختلاف آخرین اقامتگاه متوفی با در دست داشتن مدارک ذیل مراجعه نمایند و فرم مخصوص انحصار وراثت (درخواست صدور گواهی انحصار وراثت) را تکمیل نمایند. لازم به ذکر است که برای گرفتن گواهی انحصار وراثت نیاز نیست حتما وراث اقدام کنند ، بلکه هر ذینفع دیگر مثلا طلبکاران متوفی نیز می‌توانند از شورای حل اختلاف تقاضای صدور گواهی انحصار وراثت کند.

گفتنی است اقدام یک نفر از افراد (وراث یا ذینفعان) مذکور برای امضاء و ارایه دادخواست انحصار وراثت کافی است.

بعد از دادن دادخواست دادگاه با بررسی اسناد و مدارک موجود در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار یا محلی آگهی می‌دهد با هزینه شخص متقاضی درخواست گواهی انحصار وراثت، تا اگر شخصی معترض است مراجعه کند.

پس از طی زمان یک ماه از تاریخ نشر آگهی در روزنامه اگر شخص معترضی وجود نداشته باشد گواهی انحصار وراثت صادر می‌شود.

با راه اندازی سامانه‌های اینترنتی متعدد، در حال حاضر، امکان انجام برخی مراحل اخذ گواهی انحصار وراثت به شکل اینترنتی و از طریق سایت انحصار وراثت اینترنتی برای متقاضیان این گواهی فراهم شده است.

مدارک لازم برای اخذ گواهی انحصار وراثت

مدارک لازم برای اخذ گواهی انحصار وراثت که باید به شورای حل اختلاف ارائه شود:

گواهی فوت

شناسنامه متوفی

کارت ملی متوفی

شناسنامه وراث

کارت ملی وراث

استشهادیه (تنظیم شده در دفترخانه اسناد رسمی به اضافه گواهی امضا توسط سردفتر)

وصیت نامه (در صورت وجود).

دستورالعمل تسریع فرایند رسیدگی به انحصار ورثه و تحریر ترکه

با ابلاغ «دستورالعمل ساماندهی و تسریع فرایند رسیدگی به انحصار ورثه و تحریر ترکه» از سوی معاون اول قوه قضاییه در راستای اجرای ماموریت نخست سند تحول قضایی و رفع اطاله در فرآیند رسیدگی و اصلاح فرآیند‌های زمان بر و با هدف ارائه مطلوب‌تر خدمات به عموم مردم تسهیلات جدیدی در مسیر انحصار وراثت ایجاد شده است.

بر این اساس، فرآیند چندگانه و گسترده انحصار ورثه که زمان طولانی را از وراث را تلف کرده و موجب ایراد صدمات به وقت و مال مردم می‌شد، با اجرای این دستور العمل به سرعت کاهش یافته و تسهیل خواهد شد.

بر پایه این دستور العمل مرکز توسعه حل اختلاف، معاونت حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه، مرکز آمار و فناوری اطلاعات و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف شده اند که با استفاده حداکثری از دادرسی الکترونیک، حذف مراحل غیر ضروری و اصلاح و تکمیل فرآیند صدور گواهی انحصار ورثه و تحریر ترکه، به تسهیل جدی فرآیند‌های زمان بر برای مردم اقدام کرده و همه امور در تمامی مراحل به اطلاع کلیه وراث و ذی نفعان برسد.

بر اساس این دستور العمل که هم اکنون فرآیند اجرایی آن آغاز شده است پس از ثبت درخواست صدور گواهی انحصار ورثه، مراتب شروع فرآیند نشر آگهی به اطلاع کلیه وراث و دیگر ذی نفعان قابل شناسایی می‌رسد. همچنین با صدور این گواهی و یا قرار تحریر ترکه، تصویر آن برای همین اشخاص ارسال می‌شود.

استفاده از سامانه‌های ثبت احوال در فرآیند انحصار وراثت

همچنین برای احراز رابطه وراثت، از اطلاعات ثبت شده در سازمان ثبت احوال استفاده می‌شود. در صورت نقص اطلاعات یا عدم دسترسی به آن‌ها و چنانچه اخذ گواهی گواهان برای احراز رابطه وراثتی لازم باشد، تنظیم استشهادیه الکترونیک کافی و معتبر است؛ مگر این که مقام قضایی استماع گواهی را لازم تشخیص دهد.

بر پایه ماده ۴ این ابلاغیه رسیدگی در شورا‌های حل اختلاف تا حد ممکن به صورت الکترونیکی و بدون تشکیل جلسه حضوری به عمل می‌آید؛ مگر در موارد ضروری که با تنظیم صورت جلسه و توجیه ضرورت، اقدام خواهد شد.

همچنین در مواردی که ارائه اظهارنامه مالیاتی بر ارث الزامی است، نسخه الکترونیکی آن و یا دریافت اظهارنامه از سامانه‌های سازمان امور مالیاتی معتبر است.

ضمن آنکه پس از صدور گواهی انحصار ورثه، فهرست اموال و دیون شناسایی شده و دعاوی حقوقی و کیفری مطرح شده له یا علیه متوفی که دارای بار مالی است، به صورت خودکار به اطلاع وراث قانونی، وصی، امین، قیم و در موارد لازم، دادستان می‌رسد. همچنین مسؤولیت‌های قانونی مرتبط با دیون متوفی از قبیل موارد مذکور در مواد (۲۴۸) و (۲۵۰) قانون امور حسبی و ماده ۶۰۶ قانون مدنی به وراث اطلاع رسانی می‌شود.

استعلام الکترونیک وصیت نامه فرد متوفی

در این دستور العمل همچنین تاکید شده است که مرکز آمار و فناوری اطلاعات مکلف است بستر احراز اصالت اوراق قضایی به صورت الکترونیک را برای کلیه اشخاص فراهم کند. همچنین زیرساخت لازم برای استعلام الکترونیکی وصیت نامه رسمی متوفی از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و اعلام فرزندخواندگی در استعلامات الکترونیکی ثبت احوال فراهم خواهد شد.

در این بین مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه موظف شده است تا به منظور تسهیل در رسیدگی به پرونده‌های موضوع این دستورالعمل امکان استعلامات به صورت الکترونیکی را برای مراجع رسیدگی کننده به امور حصر ورثه و تحریر ترکه و همچنین دفاتر قضایی فراهم کند.

همچنین نرم افزار‌های مورد نیاز برای انجام خودکار تنظیم متون پیش نویس، محاسبات و تعیین سهم الارث، تنظیم و صدور آگهی، ارزیابی و دیگر اموری که امکان انجام آن به صورت هوشمند فراهم است تهیه خواهد شد.

ضمنا باید سامانه‌های قضایی به نحوی ایجاد یا توسعه یابند که با ارتباط به بانک‌های اطلاعاتی و سامانه‌های دستگاه‌های اجرایی، اطلاعات مورد نیاز جهت رسیدگی به امور موضوع این دستورالعمل به صورت خودکار، برخط و آنی دریافت شود.

همچنین امکان سابقه یابی و استخراج اطلاعات هویتی اشخاصی که اطلاع از مشخصات سجلی آنان برای امور انحصار ورثه و تحریر ترکه ضرورت دارد، با همکاری سازمان ثبت احوال کشور و دیگر دستگاه‌های اجرایی فراهم شود.

هوش مصنوعی به کمک تسریع فرآیند انحصار وراثت می‌آید

ضمن آنکه مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه موظف شده تا با هوشمندسازی، خودکار کردن و الکترونیکی کردن فرآیند‌های قضایی، احتمال خطای انسانی را در رسیدگی و تصمیمات قضایی، به حداقل ممکن کاهش دهد؛ و همچنین با استفاده از قابلیت هوش مصنوعی، سامانه‌های مربوط را به نحوی اصلاح کند که انتشار آگهی‌های قانونی درباره امور راجع به ترکه و انحصار ورثه به کلیه ذی نفعان قابل شناسایی اطلاع رسانی شود.

ضمن آنکه این مرکز مکلف شده تا امکان دسترسی مراجع رسیدگی کننده به قوانین و مقررات مربوط، آرای وحدت رویه و نظریه‌های مشورتی اداره کل حقوقی قوه قضاییه و آرای مشابه را از طریق درگاه ملی فراهم کند.

در ماده ۹ این ابلاغیه نیز تاکید شده که در اجرای مواد ۳۶۷ و ۳۶۸ قانون امور حسبی گواهی انحصار ورثه مربوط به افراد بلا وارث، محجور و غایب به طور خودکار به دادستان مربوطه ابلاغ می‌شود.

در آخرین ماده این ابلاغیه نیز آمده است که در زمان ثبت درخواست تحریر ترکه، گواهی‌های فوت مورث و انحصار ورثه به صورت خودکار از پایگاه‌های داده قوه قضاییه فراخوانی شده، به همراه اموال و دیون ارائه شده توسط وراث یا نمایندگان قانونی آنها، پیوست دادخواست می‌شود. همچنین لازم است امکان استعلام بر خط صورت اموال و دیون قابل شناسایی متوفی جهت استفاده در روند رسیدگی به درخواست تحریر ترکه، برای شورا‌های حل اختلاف ایجاد شود.

بر مبنای این دستور العمل، مراکز مختلف مکلف شده در آن، موظف شده اند تا در مدت زمان‌های مشخص تعیین شده برای هریک از دستگاه ها، زمینه‌های اجرایی شدن این ابلاغیه را در موعد قانونی فراهم سازند.